Where does the time go? Whether you need to know for billing purposes or just want a better idea of how your work day is split up, you can always answer that question with a good time-tracking application.

Photo by judepic.

Earlier this week we asked you to share your favorite time-tracking tool, and now we’re back with the five most popular time-tracking applications to help you track the time you spend on projects and tasks of every size. Whether you’re an old veteran of time tracking and are curious to see alternatives to your current system, or you’re new to the premise and curious to see what kind of apps people use, we’ve got five solid tools to showcase.

Klok (All platforms with Adobe AIR, Free)

Built with Adobe AIR, Klok is a lightweight and cross-platform tracking solution. You can create a hierarchy of projects and sub-projects in the task-management sidebar and then track the time spent on each by dragging and dropping them into the workflow for the day. While you can delve into the details of each block of time, simple adjustments like expanding the amount of time you’ve worked on a project is as easy as grabbing the edge of the block with your mouse and tugging it down.

Manic Time (Windows, Free)

One area of resistance many people have to using time tracking software is a fear that they’ll waste too much time actually plugging information into the system. Manic Time alleviates that fear by actively tracking what you’re doing on your computer to make tagging and analyzing your daily work flow simple. Your day is represented by three time lines: Activity (either on the computer or off), Applications (which were open), and Tags (your personal annotations to your work flow). Mousing over any of the three time lines gives you additional data about that moment on the time line and you can always pull up the statistics window to see your work patterns over time. Check out their video tutorials to see Manic Time in action.

SlimTimer (Web-Based, Free)

SlimTimer is a web-based tracking solution. Once you’ve signed up for a free account, you can begin creating new tasks you want to track. You track those tasks by flagging time you spend on them in the little pop-out time manager you see in the screenshot above or by keeping the SlimTimer web site open. You can add tags to your tasks in the management section of the SlimTimer site as well as share tasks with coworkers. If you’re concerned about using a web-based tracker and losing control of or flat out losing your data, you can export your time-tracking data or even have SlimTimer email you a backup once a week.

RescueTime (Windows/Mac, Free)

RescueTime aims to be the least intrusive time-tracker you’ll use. Rather than have you log each individual activity you do in a journal-style system, RescueTime monitors the web sites you visit and the applications you use. You can set goals in RescueTime based on a variety of factors, like how much time you want to spend doing certain tasks or how much time you want to dedicate to certain projects. RescueTime analyzes your computer usage and reports back to you on whether or not you’re meeting those goals. RescueTime takes a different approach from most time-tracking tools, so we’d definitely recommend reading their FAQ file for additional insight into how they handle time tracking.

Project Hamster (Linux, Free)

Hamster is a simple time-tracking tool for Linux-based systems. You enter tasks as they occur, and then you can categorize and sort them. When you’re done with a given task, you simply tell Hamster to stop tracking it. You can also set up a reminder system that will remind you to record what your current activity is every X number of minutes. One of the more interesting features of Hamster is the ability to shift how your day is defined. If you’re a night owl and do most of your work after hours, Hamster won’t slice your “day” in half at midnight just because the clock says it’s a new day.

Project Management je mojou súčasťou v každodennej práci. Pretože som minulý rok definitívne switch-ol na Mac, potreboval som software, ktorý mi bude plne vyhovovať pri väčších projektoch. Osobne som na začiatku skúšal OmniPlan a Merlin. Koncom Augusta som objavil pekný článok o Project Management Software for Mac na www.mujmac.cz od Lukaša Gregora. V príspevku Lukáš Gregor píše a porovnáva aplikácie Projector, Merlin a OmniPlan. Ja osobne preferujem OmniPlan. Všetky aplikácie od The Omni Group sú krásne s minimalistickým design-om a focusom na intuíciu, prehľadnosť a content, teda aby ste vždy videli to, čo práve potrebujete vidieť.

Na to, jak efektivně nakládat se svými projekty, může postačit i funkční práce s kalendářem, v tomto článku se však zaměřím na programy, které se hodí již na projekty mnohem náročnější. A to ve smyslu většího počtu dílčích kroků, obsáhlosti materiálu i spolupracovníků, stejně jako (ve většině případů) delšímu časovému horizontu mezi startem a ukončením projektu.
Nabídka takových programů je solidní natolik, abyste si mohli vybrat takový, který vám co nejvíce sedne. Dopředu je však nutno počítat s tím, že zadarmo takovou aplikaci nepořídíte. Má-li splňovat opravdu to, co si pod pojmem project manager vývojáří představují, částky se šplhají až ke dvěma stům dolarům. Existují i levnější varianty, ale pěkně postupně…

Úvod – co aplikace dokáží?
Ve stručnosti můžeme funkci všech recenzovaných programů popsat jako schopnost zaznamenávat projekt, jeho části, a to se všemi náležitostmi, které k managementu patří. U aplikací Merlin, OmniPlan a Projector si tak můžete rozepsat (a vždy dodatečně vepisovat) kroky, které je potřeba realizovat, abyste splnili nějaký větší úkol, projekt. Může jít například o vedení časopisu na jeden rok, produkční plán výroby televizního pořadu, ale také stavba rodinného domu a úprava zahrady. Na vedení projektů existují tzv. time managementové metody (například Getting Things Done), projektové managery se od nich liší tím, že se neváží na vás samotné, vstřebávají do sebe nejen “pojem” času, ale také materiály, prostředí, v němž se kroky budou odehrávat – a v neposlední řadě vám aplikace usnadní orientaci při přerozdělování úkolů mezi tým lidí. Zjednodušeně řečeno, projektový manažer myslí především na ulehčení a kontrolu práce, time managementová metoda na to, abyste si kroky efektivně rozvrhli do svých dnů a týdnů.

Dát na první dojem?
Rozhodl jsem se vedle sebe postavit tři známé projektové managery, Merlin , OmniPlan a Projector . Dlouhý čas jsem s nimi jednotlivě pracoval a poté se pokoušel souběžně v každém z nich udělat tutéž věc, to aby komparace byla co nejpečlivější. Bylo zajímavé, jak se mé sympatie přelévaly od programu k programu v průběhu práce s nimi. Pokud bych měl dát na první dojem, bezpochyby by zvítězil Projector. Pro svoji intuitivnost, příjemný vzhled a takové nejvíce “macovské” vzezření. Naopak OmniPlan mi přišel takový nepřehledný (ostatně tak jako na první pohled působí většina aplikací od OmniGroup) a Merlin těžkopádný (tedy kromě jeho roztomilé ikonky).

Vzhled
Jak jsem již naznačil. Projector vás potěší, pokud se vám intuitivnost macovského prostředí zamlouvá a pokud si potrpíte na programy, které onu Apple jednoduchost v sobě obsahují a dokazují to nejen designem, ale i propojeností s vaším počítačem (např. AdressBook a iCal). Z Projectoru skutečnost, že je dělán pouze pro platformu Mac OS X, přímo čiší. Neotravuje vás přemírou ikonek a tlačítek. Při bližším seznámení zjistíte, že například spojovací linky mezi jednotlivými kroky v projektu můžete nadesignovat tak třiceti způsoby, stejně jako máte volnost při barevnosti kolonek. Ve výsledku to působí odlehčeně a příjemně – jako by spíše šlo o nějaké propagační letáčky, než o rozpracování dlouhodobé práce.

Když jsem však začal pracovat více s Merlinem, zjistil jsem, žei jeho strohost vlastně s Applem má něco společného a že se mi s ním nepracuje zle. Postupně jsem začal pronikat do funckí a poznávat, co které tlačítko udělá. Proces to byl delší, ale v jeho závěru jsem byl přesvědčen o tom, že mi Merlin umožní udělat více věcí – a přitom nevypadá nehezky.
OmniPlan jsem si nechal až na závěr. Přiznám se, že jsem se kdysi pracoval s OmniFocusem a dost dlouho jsem si na jeho prostředí zvykal (na GTD program jsem si vlastně zvykl zrovna, když mi vypršela trial verze a já se rozhodl pro koupi jiného, konkurečního programu). U OmniPlanu to začalo naprosto stejně, neboť i vizuální a ovládací řešení má s OmniFocusem velmi mnoho společného. Přednastavený font, velikost písma a barevné rovržení jako by říkalo, že tohle není legrace, nejde o zábavu, ale o práci. Pokud se vám chce, můžete si barvy a font libovolně změnit. Pokusil jsem se o to, ale… najednou jsem zjistil, že se mi vlastně původní nastavení líbí ze všeho nejvíce. Že i ta strohost má své oblé tvary, že i se mi v programu dobře orientuje a společnost OmniGroup myslela na to, abych před očima viděl vždy to, co je důležité.
Na co jsem si také zvykl (a co mě zpočátku velmi otravovalo), byly panely “info”, které oproti ostatním aplikacím “nevyjedou” v pravém boku (a zmenší tak např. náhled na časovou osu), ale otevřou se v samostatných oknech.

Ovládání
V podstatě jsem to předestřel již v úvodu, Projector disponuje jednoduchým uživatelským prostředím, pracovat se s ním naučíte rychle a stručný PDF manual možná jen prolítnete očima, nebo ani neotevřete. Vytváření nových úkolů, jejich propojování – a vůbec celkové ovládání tohoto softwaru je příjemné a většinu funkcí objevíte a naučíte se s nimi hned napoprvé.
Merlinův manuál jsem studoval pečlivě a celý. Věděl jsem totiž, že program asi nabízí poněkud více funkcí než Projector. Obdobně tomu bylo u OmniPlanu. Studium těchto dvou aplikací mi sebralou kousek života, přičemž u OmniPlanu je lepší výbava audiovizuálních nápověd (ostatně, OmniGroup je v tomto ohledu opravdu pečlivou firmou), což mi práci ulehčilo. Když už jsem samostatně s každým z programů obstojně uměl, porovnával jsem, jak se vypořádají s jedotlivými kroky, které člověk absolvuje, vytváří si (a obhospodařuje) svůj první projekt. Bylo pro mě překvapením, že u uživatelsky nejméně přívětivého (viz první dojem) OmniPlanu najednou spoustu věcí dělám intuitivně, vystačím si s přetahováním myší, vizuálně se v tom všem orientuju a není pro mě problém, kdykoliv cokoliv rychle změnit, upravit. Merlinovi začal docházet dech, zdálo se mi. Když si například nadělíte na stejný časový úsek mnoho pracovních povinností, Projectoru je to de facto jedno, Merlin vám graficky ukáže, že máte “přesmíru”, ale jediný OmniPlan vás na to nejen upozorní, ale i jednoduše nabízí (jedno tlačítko) možnost, jak si lépe práci rozvrhnout.
Pro tyto projektové manažery je podstatná funkce “resources”, kdy ke krokům přiřazujete lidi, kteří se do nich zapojí (a jak velkým podílem práce), a materiály a nástroje, které k úkolům budete potřebovat. Projector nabízí omezené možnosti a ani vizualizace rozvrstvení práce není zrovna všeříkající. Merlin a OmniPlan jsou na tom téměř stejně, jen s tím rozdílem, že mi vizualizace toho, co který člen týmu kdy má udělat, přišla přehlednější u OmniPlanu.
Jinak samozřejmostí je, že ve všech třech případech si můžete zadat k projektu rozpočet, pak taxu k jednotlivým lidem, a ve finále mít pod dohledem i financování svého projektu. V tomto případě paradoxně Projector nabízí nejlepší výstup, Merlin spoléhá na propojenost s aplikací Billings, která vám pak vytvoří i třeba faktury.

Výbava
Postupně jsem se tak začal klonit k Merlinovi a OmniPlanu, zjišťoval jsem totiž, že Projector je sice hezký, ale stále více věcí mu scházelo. A to se dostávám k výbavě. Při práci s OmniPlanem a Merlinem jsem totiž zakopával o další a další funkce. Například možnost stanovit si pracovní dobu, se kterou bude program počítat, pričemž OmniPlan nabízí i to, abyste si ke každému (bude-li to potřeba) člověku z týmu jeho rovzrh vyrobili, můžete také do něj zanést výjimky (např. státní svátky, dovolené), aby vás pak program upozornil na to, že daný úkol v ten den váš kolega nemůže splnit, a navrhne vám řešení. Tyto dva programy také lépe pracují s “kritickými mezníky”, lépe hlídají změny ve vašem plánu a také hrubý časový odhad, skutečný čas realizace a rozdíl mezi těmito časy. Nenabízejí sice tak stylově pěkné a barvité propojovací linky, zato automaticky mohou s kroky hýbat, chcete-li aby úkol č.3 a úkol č.8 spolu měl vazbu a oba končili ve stejnou dobu apod.
Projector mě na druhou stranu potěšil vkládáním “To Do” a “Event”, které se od kroků odlišují, přičemž aplikace vizuálně například ony události hezky do harmonogramu zanese a zobrazuje. (Samozřejmostí je spolupráce s iCalem).
Co se týče exportování projektu (či jeho částí), Projector toho mnoho nenabízí, soustředí se především na propojenost s dalšími Apple produkty (iWeb, MobileMe), ale projekt můžete přetansformovat i do obrázku. U zbylých dvou programů je škála široká, takže se vám určitě nestane, že byste z těchto speciálních aplikací nemohli svůj “výrobek” dostat ven.

Najdeme vítěze?
Nejprve k čistě subjektivním pocitům. Sympatie se mi přelívaly z jednoho programu na druhý, nejprve jasně vévodil Projector, pak se mi zalíbil Merlin a ke konci vedl OmniPlan. Jenže Merlin má i svoji verzi pro iPhone, což mě přiklonilo k němu. (Pak jsem však zjistil, že se to hodí vlastně jen tehdy, pokud chcete “exportovat” svůj projekt z desktopové verze do mobilní. Editovat na iPhonu můžete, ale musíte mít při tom sesynchronizované obě verze. Třeba se to ale časem změní.)
Když bych měl brát na zřetel cenu, asi bych se rozhodl pro nejlevnější možnost – Projector toho totiž za třetinovou částku nabízí hodně a pokud zrovna nejste manažerem firmy, určitě by vám měl vystačit. Pokud ale dáte na větší výbavu a tento elektronický způsob správy vaší práce vám vyhovuje, radil bych nešetřit a jít do dražších variant. Mé sympatie nakonec k sobě přitáhl (byť trochu s těsným výsledkem) OmniPlan. Hodí se to navíc i z toho důvodu, že pokud fandíte OmniGroup a vlastníte další aplikace této firmy, provázanost mezi programy vám jistě pomůže a potěší.